Cómo redactar un correo formal para ofrecer un servicio o un producto: 5 consejos
Ofertar un servicio o un producto requiere cierto lenguaje y estilo, sobre todo cuando la invitación se hace a través de e-mail. Es por eso que hoy te explicamos cómo redactar un correo formal para dar la impresión correcta.
El e-mail marketing es una de las estrategias de publicidad digital más extendidas y empleadas por las empresas para ofertar un servicio o un producto, ya sea para buscar clientes nuevos o reconectar con quienes han sido recurrentes. Sin embargo, dependiendo de lo que estés ofreciendo, puedes requerir escribir un correo más serio.
Por eso, hoy te mostramos cómo redactar un correo formal para ofrecer un servicio a través de algunos consejos.
¿Cuál es la estructura de un correo electrónico en e-mail marketing?
Algo que distingue a los correos electrónicos formales es, justamente, su estructura. Si redactaramos un correo informal, no importaría tanto el orden de los elementos, pues existe mayor confianza con el destinatario. Por otra parte, cuando queremos ser formales, el orden es importante para que el correo tenga la mayor seriedad posible y, por consiguiente, el futuro cliente se interese más en lo que le ofrecemos.
Para saber cómo redactar un correo formal, primero debes pensar en los elementos de su estructura y cómo los redactarás. Tales elementos son los siguientes:
- Línea de asunto: la línea de asunto es lo primero que un lector ve en su bandeja de entrada. Esta tiene que ser atractiva, confiable y explicativa, pero con moderación. Si la línea de asunto no es atractiva y acorde con lo que se ofrece, el correo no será leído y no existirá la conversión que deseamos.
- Saludo: el saludo puede ser el segundo filtro por el cual el lector se sienta más cómodo con el correo y decida considerar la oferta que le estás presentando. No debe ser un saludo agresivo, sino sencillo y cálido pero respetuoso. Construcciones que tengan las palabras Bienvenido, Estimado, Querido u Hola, seguido del nombre de la persona, pueden ser ideales porque son directos y breves.
- Presentación e introducción: tanto para productos nuevos como para redactar una newsletter que actualice a nuestros clientes de una nueva oferta o información, es importante ofrecer al lector cierto contexto de lo que va a leer. En la introducción del correo se puede aprovechar a presentar a la empresa o institución, hablando de su trayectoria, su enfoque, sus productos, etc.
- Cuerpo del correo: el cuerpo es la parte en la que se escribe el objetivo pleno del comunicado. Aunque es la parte central del correo, no por eso debe ser muy amplia. Siempre hay que tratar de ser conciso, breve y directo, sin dejar de explicar el detalle de nuestro servicio. Aquí se puede notar el tono con el que le hables al remitente. Si bien, puedes escoger tratarlo como “tú” o “usted”, debes ser consistente con el tono en todo el correo y vigilar la ortografía. También puedes valerte de algunas herramientas como las Negritas para resaltar las ideas principales.
- Call to Action: el Call to Action, Llamado a la Acción, o CTA, es la manera en la que reafirmamos cuál es la acción que queremos que realice el lector. Por lo general, en el caso de los correos, los CTA más empleados son “Más información” o “Ver más”, los cuales se pueden colocar como un botón hipervínculo a un sitio web. Sin embargo, no es necesario que se maneje solo así. En la misma redacción puedes invitar al lector a que realice la acción que quieres de forma sutil pero evidente, sin ser invasivo.
- Cierre: el cierre es la parte final del correo, en donde te despedirás y darás la última impresión. En este espacio se puede colocar una despedida cordial, además de los datos de contacto de la empresa, de una persona, de una institución o el lugar donde adquirir el servicio. En algunos casos, se puede añadir otro CTA en esta sección, más formal y amable.
Consejos sobre cómo redactar un correo formal para ofrecer un servicio
- Define el objetivo
- Mantén el tono y la ortografía en todo el texto
- Personaliza el correo
- No emplees expresiones coloquiales
- Detalla con cuidado tu servicio
Define el objetivo
Incluso antes de que empieces a escribir tu correo debes pensar qué es lo que quieres lograr con él. Tu objetivo puede ser una compra, una suscripción o solo generar tráfico a una página. Sea cual sea, todo el contenido del correo debe estar alineado para cumplir este objetivo.
Una vez que identifiques cuál es tu propósito, podrás hacer que todos los elementos que antes revisamos, de forma discreta, hagan que el lector se convenza poco a poco de completar la conversión que necesitas.
Mantén el tono y la ortografía en todo el texto
Recordar las reglas de ortografía es primordial para que tu correo sea profesional, serio y veraz. Para eso, debes siempre mantener en mente temas como la acentuación de las palabras y hasta la concordancia gramatical. Lo más recomendable es que, después de redactar todo el correo, lo leas un par de veces en voz alta para que estés seguro de cómo se lee. Si tienes herramientas digitales de revisión de ortografía, también puedes emplearlas.
El tono también es importante. El hecho de que sea formal no significa que se deba emplear el tratamiento de “usted” para el destinatario. También puedes referirte a él como “tú” sin que por eso sea más casual. La clave del tono formal en un correo es verse cordial y amable, pero distante, como si te refirieras a alguien que acabas de conocer.
Personaliza el correo
Una de las claves de cómo redactar un correo formal para ofrecer un servicio es que este sea dirigido al público correcto y que, una vez que has seleccionado a tu audiencia, por muy pequeña que sea, reciba el tratamiento adecuado.
Asegúrate de adaptar el correo al destinatario y su negocio. Investiga un poco sobre su empresa y menciona cómo tu servicio puede ser útil o complementario a lo que ellos hacen. Esto muestra interés y personalización en tu propuesta.
No emplees expresiones coloquiales
Una parte de la seriedad de un correo formal es que no se empleen expresiones que usaríamos en la cotidianidad con personas con las que tenemos familiaridad, tanto en el lenguaje oral como en el lenguaje escrito. Es por eso que debes evitar usar gifs, emojis u otras expresiones similares, así como palabras altisonantes o lenguaje coloquial.
Del mismo modo, evita el uso de colores estridentes, animaciones, gráficos deslumbrantes, imágenes exageradas y el exceso de distractores.
Detalla con cuidado tu servicio
En el cuerpo del correo, proporciona detalles adicionales sobre el servicio. Explica en qué consiste, cómo se lleva a cabo, los plazos, los costos y cualquier otra información relevante. Sé claro y preciso para evitar confusiones, pero ofrece la información suficiente para que tu audiencia entienda que ofertas y por qué lo necesitan.
Si has llamado la atención del posible cliente o has dejado una necesidad de querer saber más debido a la buena explicación, puedes dejar tus datos en el cierre para generar una atención aún más personalizada.
Saber cómo redactar un correo formal para ofrecer un servicio es indispensable si has optado por el e-mail marketing como una estrategia para darte a conocer y posicionarte entre tus posibles clientes. Sin embargo, si tienes dudas respecto a si tu borrador de correo es funcional, o buscas potenciar el mensaje, el equipo de Editamos.com está listo para revisar y editar tu correo. ¡Revisa nuestros planes y contáctanos hoy para obtener un servicio personalizado!
