Cómo hacer una presentación ejecutiva: consejos prácticos y herramientas

Las presentaciones de proyectos son recurrentes en las empresas y, generalmente, su objetivo es dar a conocer un plan de trabajo a detalle. Sin embargo, una mala presentación puede hacer que los ejecutivos pierdan el interés si no se logra plasmar de forma correcta el mensaje que quieres transmitir. 

A continuación, te explicamos para qué sirven, cuáles son las mejores plataformas y otros aspectos relacionados con cómo hacer una presentación ejecutiva que necesitas conocer.

¿Para qué sirven las presentaciones ejecutivas?

El objetivo principal de una presentación ejecutiva es presentar el panorama de una propuesta o actualización de un proyecto que se llevará a cabo. Los temas que se abordan son muy variados y giran en torno hacia el funcionamiento de la empresa. 

Ayudan a hacer una representación gráfica y resumida del tema, no solo fungiendo como apoyo visual del presentador, sino como parte de la historia que se desea contar para convencer al receptor de que el plan de trabajo o proyecto es la mejor opción.

¿Cuáles son los elementos indispensables para una presentación ejecutiva?

Para saber cómo hacer una presentación ejecutiva, debes tomar en cuenta la siguiente estructura:

• Portada atractiva
• Introducción concisa 
• Desarrollo
• Conclusiones

Portada atractiva

La primera parte de toda presentación ejecutiva es la portada. Esta es la primera impresión que tus receptores tendrán sobre tu propuesta, por lo que debes dar la información pertinente pero mantenerlo simple. Puedes incluir los siguientes datos:

• Título: debe ser llamativo y expresar el tema de la presentación al mismo tiempo. Evita nombres monótonos o que ya se hayan usado con anterioridad si se trata de una nueva propuesta.
• Subtítulo: este es opcional, pero se puede utilizar para respaldar al título o aportar contexto si es que el título lo requiere.
• Autores: agrega los nombres de los colaboradores que se encargaron de hacer el contenido de la presentación.
• Fecha: añade la fecha en la que se presentará el proyecto.
• Logo de la empresa: es importante que el logo de la empresa quede bien con la plantilla ejecutiva de tu elección, ya que así lograrás tener ambos elementos balanceados.

Introducción concisa 

La introducción del tema tiene como objetivo dar un panorama general del contenido que será desarrollado. Realiza un resumen del tema y recuerda que, entre más corto y preciso, mejor.

Desarrollo

Esta es la parte más extensa de tu presentación ejecutiva. A grandes rasgos, debes incluir información valiosa para los ejecutivos y evitar las diapositivas de relleno para no causar una pérdida de interés en tu receptor. Puedes estructurar la información de esta manera:

• Inicia con el final y, por ejemplo, en el caso de un reporte de final de cierre de mes, muestra los resultados del proyecto con datos duros, como el porcentaje de ganancias, el retorno de inversión, las impresiones conseguidas, entre otros. Esto te ayudará a captar la atención de tu receptor.
• Describe la situación actual del proyecto y los esfuerzos que deben realizarse para lograr el objetivo.
• Muestra todas las nuevas oportunidades que pueden llegar a través del proyecto.
• Muestra evidencia que respalde los resultados.
• Agrega la proyección de los resultados con datos que los respalden.
• Menciona las alternativas que tenías y por qué no fueron seleccionadas, esto ayudará a convencerlos de que tu propuesta es la más adecuada.

Conclusiones

Para finalizar, necesitas hacer un cierre que responda a cuándo y cómo llevarás a cabo el proyecto. También es momento de contestar las preguntas de los ejecutivos y acordar un plan de acción.

¿Cómo hacer el formato ideal para una presentación ejecutiva?

El cómo hacer una presentación ejecutiva te será más fácil si tienes el formato adecuado. Estos son algunos de los criterios que puedes seguir para llenar los formatos de presentaciones prediseñados o si decides crear uno propio desde cero:

• Utiliza una diapositiva por idea: organiza tus ideas y crea una diapositiva para cada una. Tener más de una idea por diapositiva hará que se vea repleta de texto y puede distraer a los ejecutivos.
• Destaca los aspectos clave: las partes más importantes son las que deben ocupar mayor espacio en la diapositiva. Por ejemplo, si estás presentando datos, las tablas o gráficas deben ser las protagonistas y reducir el tamaño y la extensión del texto.
• Elige el esquema de colores adecuado: si bien, se tiene la creencia de que los colores sobrios son mejores para las presentaciones ejecutivas, en realidad la paleta de colores dependerá de la personalidad de tu empresa. Una presentación de diseñadores gráficos no tendrá los mismos colores que una de abogados.
• No abuses de los elementos gráficos: no utilices más de una imagen o gráfico por diapositiva, ya que esto hará que se vea cargada y los datos se vuelvan confusos.
• Busca un equilibrio entre imágenes y texto: no debe haber más de seis elementos por diapositiva, incluyendo imágenes y texto. Analiza qué es lo que quieres proyectar en esa diapositiva y decide si debes dar más importancia al texto o a la imagen.

¿Cuáles son los programas que puedes utilizar para hacer una presentación ejecutiva?

Utilizar plantillas de presentaciones ejecutivas es la manera más fácil de organizar tus datos e ideas. A continuación, te presentamos algunos programas y plataformas que puedes utilizar para crear las mejores presentaciones:

Canva

En Canva puedes realizar el diseño de tu presentación ejecutiva siguiendo alguna de las plantillas disponibles. Cuenta con una versión gratuita y una de pago, que te da acceso a una biblioteca de plantillas más grande. Para crear una presentación solo necesitas crear una cuenta, seleccionar la opción de presentaciones y comenzar a editar la plantilla.

PowerPoint

Este es el programa elegido por excelencia ya que es una herramienta con muchos años de experiencia que la respaldan. Para utilizarla debes contar con la licencia de la paquetería Office o utilizar su versión gratuita en línea que funciona de una manera similar. Puedes crear un diseño para tu presentación desde cero o buscar una plantilla gratuita o de pago en la biblioteca.

Presentaciones de Google

Esta alternativa gratuita a PowerPoint te ayudará a crear tu presentación de manera colaborativa junto con tus compañeros de trabajo. Podrás visualizar los cambios hechos en tiempo real, presentar y compartirla con quien tú quieras con solo compartir el link o invitarlos a que se unan. 

Ahora que aprendiste cómo hacer una presentación ejecutiva, podrás aplicar estos consejos a tus siguientes presentaciones y destacar en las juntas de trabajo. En Editamos.com podemos ayudarte con la revisión y edición de tus presentaciones para garantizar que estés transmitiendo tus ideas de la forma correcta ¡Consulta nuestros planes personalizados y ahorra tiempo!