Cómo funciona el control de cambios de Google Docs y de Microsoft Word

Antes de que existieran las herramientas tecnológicas con las que hoy contamos, la revisión de textos era muy individual y con mucho menos control de los cambios que hacían los editores. Con los procesos de automatización que ofrecen las plataformas como Google y las herramientas de Microsoft, la edición de textos es ahora mucho más eficiente.

Es por eso que hoy te hablaremos de cómo se implementa esta herramienta en dos de los procesadores de texto más importantes en la actualidad y en qué radica su importancia.

¿Qué es el control de cambios?

El control de cambios es una de las herramientas más importantes en cualquier procesador de texto. Al activar esta herramienta, se marcarán todos los ajustes que se hagan sobre un texto, lo cual ayuda a que el trabajo entre el autor y el editor sea más conciso. Si hay varios editores y revisores, esto facilitará que se identifique el trabajo que hizo cada uno en el escrito.

Además de visualizar los cambios, también se puede ver cómo estaba construido el texto antes de las correcciones, proponer otros cambios, rechazar las modificaciones y aceptar las que sean necesarias.

¿Cómo funciona el control de cambios de Google Docs?

En Google Docs, el control de cambios es una función que permite realizar y rastrear las modificaciones realizadas en un documento. 

Cuando el control de cambios está habilitado, todas las ediciones, adiciones o eliminaciones de texto son registradas y resaltadas en el documento. Estos cambios pueden incluir modificaciones en el texto, formato, comentarios, inserción o eliminación de imágenes, entre otros. Cada cambio realizado por un colaborador se muestra con un color distinto y un identificador único para distinguirlo de los demás.

Además de mostrar los cambios, Google Docs también permite realizar acciones como aceptar o rechazar modificaciones individuales. Esto facilita el proceso de revisión y colaboración en un único documento, ya que los autores pueden ver y responder a los cambios sugeridos por otros usuarios.

De acuerdo a la más reciente actualización de Google, la opción de control de cambios la encontrarás en la barra de formato. Despliega el último ícono y selecciona la opción “Sugerencias” y, desde ese momento, todo lo que agregues en el documento se hará con control de cambios.

¿Cómo funciona el control de cambios de Word?

El control de cambios en Microsoft Word funciona de manera muy similar a como lo hace Google Docs. A través de él, se puede realizar un seguimiento de las modificaciones que hace cada colaborador, así como aceptarlas o rechazarlas. De esta forma, los editores podrán darse cuenta cuáles de sus cambios fueron de utilidad y qué es lo que está buscando el autor.

Una vez que actives el control de cambios, cualquier edición que se haga se resaltará en el documento de diferentes colores por autor y formatos. De esta forma, podrás distinguir quién los hizo y personalizar la relación y el trabajo de cada editor.

Para habilitar el control de cambios en Word, sigue estos pasos:

1. Abre el documento en Word.
2. Ve a la pestaña «Revisar» en la barra de herramientas.
3. Haz clic en el botón «Control de cambios» en el menú desplegable «Seguimiento».
4. Ahora, cualquier cambio que realices en el documento se registrará y se mostrará en el modo de revisión.

Una vez que el control de cambios está activado, puedes ver los cambios realizados en el documento, aceptar o rechazarlos, agregar comentarios y realizar otras acciones relacionadas con la revisión.

Beneficios del control de cambios de Google Docs y Word

Cada procesador de texto tiene sus propias características especiales, las cuales buscan optimizar el trabajo de edición y corrección. Las de Google Docs son las siguientes:

• Colaboración en tiempo real: el control de cambios facilita la colaboración simultánea de múltiples usuarios en un documento. Cada cambio realizado por un colaborador se registra y se muestra en tiempo real.
• Visibilidad de las modificaciones: las ediciones, adiciones o eliminaciones de texto se resaltan y se muestran claramente en el documento, lo que permite a los colaboradores ver exactamente qué se ha modificado y quién lo ha hecho.
• Comentarios y respuestas: los usuarios pueden agregar comentarios y responder a ellos en el documento, lo que fomenta la comunicación y la discusión sobre los cambios realizados. Estos son una sección diferente al chat que se puede hacer en cada documento.
• Control y revisión de cambios: los colaboradores pueden aceptar o rechazar cambios individuales según sea necesario. Esto permite una revisión minuciosa de las modificaciones propuestas antes de ser incorporadas al documento final.
• Historial de versiones: Google Docs mantiene un historial completo de todos los cambios realizados en el documento, lo que facilita la revisión y el seguimiento de la evolución del contenido a lo largo del tiempo.
• Restauración de versiones anteriores: si en algún momento se desea volver a una versión anterior del documento, Google Docs permite acceder a versiones anteriores guardadas y restaurarlas según sea necesario, incluso si se ha cerrado y abierto de nuevo.
• Control de la finalización del documento: al utilizar el control de cambios, los autores pueden marcar el documento como «Final» una vez que se han revisado y aceptado todos los cambios. Esto ayuda a indicar que la versión actual es la versión definitiva del documento en cuestión.

El control de cambios en Google Docs es especialmente útil en entornos de colaboración, como trabajos de equipo, proyectos de investigación o la revisión de documentos importantes.

¿Cuál es la importancia del control de cambios en formato digital?

Antes de que la tecnología y la digitalización entraran al proceso creativo y de edición directa, las revisiones se hacían sobre el manuscrito en papel. Esto no solo complicaba el proceso de edición al haber más de un colaborador, sino que también hacía que fuera necesario imprimir varias veces el escrito hasta que se tuviera el documento final. 

El autor también podía perder el control sobre lo que se hacía sobre su texto y, al no poder ver en tiempo real las correcciones y no poder escoger qué cambios pasaban o no, podía perder la esencia de su texto.

En la actualidad, el control de cambios en documentos digitales es fundamental para asegurar la integridad, trazabilidad y calidad de la información almacenada en ellos. Al implementar un sistema de control de cambios, se establece un proceso estructurado para registrar, gestionar y auditar las modificaciones realizadas en un documento a lo largo de su ciclo de vida.

Al controlar los cambios realizados en un documento, se puede mantener un registro histórico de las versiones anteriores, lo que garantiza la integridad de la información. Siempre se puede rastrear y acceder a las versiones anteriores, lo que facilita la recuperación de datos en caso de errores o pérdida de información.

En entornos de trabajo colaborativos, el control de cambios permite a múltiples personas editar un documento simultáneamente mientras se mantiene un registro claro de todas las modificaciones. Esto evita la confusión y los conflictos que podrían surgir al combinar los cambios realizados por diferentes personas.

Además, aplicando un sistema de control de cambios, se pueden establecer permisos y controles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan realizar modificaciones en un documento. Así se previenen los cambios no deseados o maliciosos, lo que mejora la seguridad de la información.

Ahora que conoces la real importancia del control de cambios de Google Docs y de Microsoft Word, puedes darte cuenta de que es indispensable en el proceso de revisión de los textos, desde aquellos que tienen un enfoque literario hasta los más técnicos. 

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